●改善ケース3  期間:約1年その後別契約で計3年

 

事務員が突然辞めて、派遣アルバイトだけ?事務機能が停滞し大混乱?!

【Before】


①事務員が全員辞めて、派遣契約をしたが人件費が膨れ上がって、資金を圧迫

 

②事務機能が停滞し、顧客や業者さんとの連絡や請求、支払関係の遅延および

 ミスが連発

 

③新しいシステムを投入したばかりで、使い方や活用が上手くできず、逆に

 非効率になっている

 

④情報共有が上手くできず、常に口頭でのやりとりが飛び交い連絡もれ、

 作業ミス、シフト調整、作業場所の配置などに問題が生じている

 

⑤担当者ごとに業務を任せることで、同じ業務のダブリ作業や、個人の能力差

 による作業時間に差が出てしまう。

 

など

【After】


<どんな改善を行ったのか>

★人件費の正常化と事務機能の正常化、事務効率化を進めた。

①「配置」を改善

 ・・派遣社員から社員やパートの採用と引き継ぎ指導で人員配置を改善

 ・・モノやデータの置き場決めで探さない改善

②「道具」を改善

  ・・使用しているシステムのカスタマイズを行い使いやすく改善

③「知らぬ」を改善

  ・・「誰が」「いつ」「どこに」を一瞬で共有できる見える化へ改善

④「流れ」を改善

  ・・書類と業務の流れを統一する「看板方式」へ改善

  ・・ムダな処理作業を改善

⑤「方法」を改善

    ・・ダブリ作業をEXCEL関数の自動計算や連携で改善

    ほか

<改善したらこうなった>

   ・1年経ったら人件費が改善し、年間1200万の効果が出た。

   ・事務機能の停滞による顧客や業者との信頼関係が回復した。

   ・使えないと思っていた基幹システムが今では最高のシステムとして

    効率よく使えるようになった。

   ・外国人のアルバイトを雇用した場合でも図で伝わる管理になった。

   ・コピーのカウンタ料が3分の1へ減少した。

   ・2度手間が無くなり、思い込みでやり続けていた業務が削減された。