●改善ケース4  期間:3ヶ月+1ケ月フォロー

 

事務担当者の業務量や負担のバランスが悪く、効率化が悪い。

Before


①自社でシステム投入し、事務の業務量が少ないはずなのに、

 なぜか同じ作業時間で困っている。

 

②スキルがあるはずなのに、従業員が改善をなかなか進めてくれない。

 

③業務進捗の見える化やデータ管理を進めたいが、担当者の抵抗があり

 なかなか改善が進められない。

 

④支店間の情報共有や連絡をスムーズにしたい。

After


<どんな改善を行ったのか>

★「配置」と「知らぬ」の改善を中心に、「道具」の提案を行った。

①「方法」を改善

 ・・過去からの慣習で行っていた二度手間を改善

 「流れ」を改善

 ・・処理の順序や処理内容の担当を変えることで改善

 「配置」を改善

 ・・業務担当の入れ替えを行い改善

②「知らぬ」を改善

  ・・必要以上のプレッシャーを取り除き、責任の範囲を共有し改善

  ・・スキルを更に向上させることで経験値と自信をつくり改善

③「方法」を改善

  ・・「目的」を共有し、「ラク」で「分かりやすい」方法を一緒に検討

    することで改善

④「道具」を改善

  ・・EXCEL管理をクラウド型の低コストのシステム導入で共有へ改善

  ・・支店間の様子を画面上で随時確認できるようにスカイプを設定

    

ほか

 

<改善したらこうなった>

・事務人件費が1.5人分減少した。

・スキルのある社員が積極的に二度手間作業の削減など改善に着手

 するようになった。

・同時閲覧、編集ができることで、ムダな連絡が減った。

・口頭でのやりとりが減り、見える化がスムーズになった。