■改善事例

●改善ケース4  期間:3ヶ月+1ケ月フォロー

 

事務担当者の業務量や負担のバランスが悪く、効率化が悪い。


【Before】

①自社でシステム投入し、事務の業務量が少ないはずなのに、

 なぜか同じ作業時間で困っている。

 

②スキルがあるはずなのに、従業員が改善をなかなか進めてくれない。

 

③業務進捗の見える化やデータ管理を進めたいが、担当者の抵抗があり

 なかなか改善が進められない。

 

④支店間の情報共有や連絡をスムーズにしたい。


【After】


【今回の改善のゴール】適材適所での人件費削減と事務作業の効率化

①「方法」を改善

 ・・過去からの慣習で行っていた二度手間を改善

 「流れ」を改善

 ・・処理の順序や処理内容の担当を変えることで改善

 「配置」を改善

 ・・業務担当の入れ替えを行い改善

②「知らぬ」を改善

  ・・必要以上のプレッシャーを取り除き、責任の範囲を共有し改善

  ・・スキルを更に向上させることで経験値と自信をつくり改善

③「方法」を改善

  ・・「目的」を共有し、「ラク」で「分かりやすい」方法を一緒に検討

    することで改善

④「道具」を改善

  ・・EXCEL管理をクラウド型の低コストのシステム導入で共有へ改善

  ・・支店間の様子を画面上で随時確認できるようにスカイプを設定

    

ほか


✅ 事務人件費が1.5人分減少した。

✅ スキルのある社員が積極的に二度手間作業の削減など改善に着手するようになった。

✅ 同時閲覧、編集ができることで、ムダな連絡が減った。

✅ 口頭でのやりとりが減り、見える化がスムーズになった。