■改善事例

●改善ケース1 期間:約1年

 

一番の繁忙期直前にすべて任せていた事務員が退職?!


【Before】

①事務処理は勤務経験の長い事務員1名にすべて任せていたので

 処理の流れがよくわからないが、1週間後に退職する。

 今から繁忙期に入るので途方にくれている。

 

②昔からの帳簿や資料などが机の上や周りにあるが、

 どの資料を見たら良いか?何を使っているかワカラナイ。

 

③繁忙期の受注が月1000件になることもあり、紙資料が増え、コピー機の

 カウンター料が高くなる。

 

④都心から離れていることや業態に人気がないのか求人してもなかなか

 応募者がなく、採用してもすぐに辞めてしまうので困っている。

 また、経営管理上の情報を社内やママ友に漏えいしている問題が発生。


【After】


【今回の改善のゴール】事務機能の保持と、在宅事務への引き継ぎ

①「流れ」を改善

 ・・処理スケジュール、処理作業内容のムダを改善

 

②「配置」を改善

 ・・非効率な机や備品配置など動線環境を改善

 

③「方法」を改善

 ・・コピーのダブリ作業など資料渡しの方法を改善

 ・・手書きとPC入力のダブリ作業を改善

 

④「流れ」と「配置」を改善

 ・・退職リスク、求人コスト、経営数値管理のセキュリティから事務の

   外注化へ改善    

ほか


✅ 一番の繁忙期を問題なく越えることが出来た。

✅ 配置替え一つで、360℃に椅子を動かすだけで資料が取れ、

  コピー機を使えるようになった。(動くのは最小限)

✅ 繁忙期に受注データだけで1ケ月約600~1000枚を超えるカウント数が

  約50枚/月程度へ減少した。(※その他の資料コピーカウントは含まず)

✅ 手書き台帳が廃止になり、単純に帳簿管理業務は2分の1になり、

  データ化した事で経営者側との情報管理が容易になった。

✅ 雇用を必要としていた部門を外注することが可能になり、退職リスクが

  なくなり、セキュリティ的にも安心できる環境が整った。