■改善事例

●改善ケース2 期間:約1年その後システムフォロー

 

手書きからExcelデータまで8000件もの顧客データを人海戦術で管理していた?!


【Before】

①古い手書きの顧客データとEXCELで整理し始めたデータがあるが、

 EXCELへの入力にダブリや情報ミス・モレがある。

 

②事務作業を分散させたいが、スキルに差がありすぎるので簡単かつ

 情報共有しやすい仕組みがほしい。

 

③とにかく「モノ」や「資料」が溢れていて、バックヤードや倉庫に

 ●どこに ●なにが ●どれだけあるか  が把握しきれない。

 

④事務担当は1名、事務ツールが多様化しすぎて二度手間が発生し、担当者が

 負担になっている。

【After】


【今回の改善のゴール】顧客管理のデータ整備とレジ作業の事務効率化

①「方法」を改善

  ・・書類保管や管理№付与など管理方法を改善

②「道具」を改善

  ・・顧客管理をEXCELからクラウドのシステム利用へ改善

③「配置」を改善

  ・・モノ・資料の「整理」と「見える化」「探さない化」で改善

④「流れ」の改善

  ・・道具と方法の改善から、処理の流れのムダを改善


✅ レジ管理の工程数が減少。

✅ 顧客の分析をすることでマーケティングに必要な情報管理と

  効果的なDM発送が出来るようになった。

✅ モノや資料、在庫商品を「探す」時間が削減し、置き場が統一

  されたことで、新しいものをどこに置くかが明確になった。

✅ 手書き伝票へのナンバリングを行ったことで、顧客管理と連動し、

  資料検索が容易になった。

✅ 会計は会計のソフト、顧客管理は顧客管理ソフトと、同じような内容の

  二度手間がデータ連携の仕組みによって解消された。