· 

経理を一人に任せない

従業員30名以下の会社の規模では大抵、経理担当は1名だったりしませんか。

でも、案外1名だけ雇うことって

リスクを生みやすいのですよね・・・

 

例えばこんなことが起きてたり、

 

●その人しか業務がワカラナイ

●マニュアルを作らない

●辞められたら困る

●業務の進捗が見えない

●整理整頓もその人任せ

 

 

「あるある~」

 

1名でその人だけが業務を行うと

たちまち経理業務が「神格化」し始めるんですよね。

その人が辞めると困るので、

他の従業員も社長までも気を遣い始めたり、、

なんて事も。。

 

例えば、1名だけに経理を任せていた会社で

こんな事例がありました。

 

ケース1)その人が辞めて、経理業務がストップし、

 業者への支払いが滞り、クレームの嵐

 

ケース2)マニュアルが無い為、経験者でかつ

 すぐに対応できる能力の高い方への依頼で

 コストが増加

 

ケース3)業務の進捗が見えないため、

 大事な業務の締日に突然欠勤した場合に

 対応がほぼストップする

 

ケース4)進め方にムダがあっても、中身がわからない為

「忙しい」と言われ、新しい人を雇って人件費倍増

 

ケース5)全て任せすぎて、横領されていた

 

など・・・。

 

「ワカラナイ」を「誰でもワカる」にしておかないと

こういったリスクに対応できなくなります。

 

ですので、まず「1名」にしないことが大切。

その人独自の世界を作る仕組みを変えることが大切なんです。

 

パートさんを2名雇ったり、

1名を資料整理のパート事務、

中心業務は外注という方法にしたり、

 

「情報を共有せざるおえない状況」

「ダブルチェックができる状況」

「マニュアルが必要になる状況」

を敢えてつくることでこのリスクは回避できます。

 

じゃ、絶対に1名は良くないという事なのか?

2名だとリスクはないのか?

と思われると思いますが、

もちろん、2名を雇って業務が2人分進むことは

ほとんどなく、共有する時間や確認作業が発生する分

時間効率は「×2」にはなりませんし、

外注すると、正社員より月々支払が増加する

こともあります。

 

1名リスクを理解した上で、

その1名リスクを回避するためのコストを

どこまで考えられるかだと思います。

 

更に、外注した場合などは、新規採用の

求人費用はかかりませんし、教育も

する必要がなくなりますから案外

コスト削減につながるケースも

少なくありません。

 

ちなみに、ケース4)でご紹介した事例

で言うと、本人は悪気なく残業を発生させたり

雇用させることになるので、

 

やはり「業務の見える化」は大事ですよね(^.^)

 

そうすることで、安心な業務管理体制が

できるのです。